Codice Etico

STATO DEL DOCUMENTO

Versione 1.0

Nome documento: CE231

Revisione: 00

Approvato dal CDA di F.lli Cinotti Srl in data: 08.07.2022

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SOMMARIO

1. MISSION E VALORI DI F.LLI CINOTTI SRL
2. DESTINATARI DEL CODICE ETICO
3. PRINCIPI DI COMPORTAMENTO

   3.1. premessa

   3.2. integrità di comportamento e rispetto di Leggi e Regolamenti

   3.3. ripudio di ogni discriminazione

   3.4. centralità, sviluppo e valorizzazione delle risorse umane ed equità dell’autorità

   3.5. radicamento territoriale

   3.6. trasparenze ed etica degli affari

   3.7. qualità

   3.8. dignità

   3.9. legalità e contrasto del terrorismo e della criminalità

4. GLI ATTORI SOCIALI

4.1. clienti

4.2. Istituti Finanziari

4.3. Fornitori

4.4. Pubblica Amministrazione

4.5. Autorità Pubbliche di Vigilanza

4.6. Forze Politiche, associazioni ed istituzioni portartici di interessi

5. PRINCIPI DI COMPORTAMENTO DEL PERSONALE

5.1. Professionalità

5.2. Lealtà

5.3. Onestà

5.4. Legalità

5.5. Correttezza e Trasparenza

5.6. Riservatezza

5.7. Responsabilità verso la collettività

5.8. Risoluzione dei conflitti d’interesse

5.9. Senso di appartenenza

5.10. Rispetto reciproco

5.11. Obblighi specifici

6. CRITERI DI CONDOTTA

6.1. Relazioni con il personale

6.1.1. Sicurezza e Salute

6.1.2. Tutela della Privacy

6.1.3. Tutela dell’ambiente

6.2. Doveri del personale

6.2.1. Deleghe e responsabilità

6.2.2. Obblighi per i responsabili di funzione verso il Codice Etico

6.2.3.  Obblighi per tutti i dipendenti verso il Codice Etico e le documentazioni prodotte dall’azienda

6.2.4. Tutela del patrimonio aziendale

6.2.5.  Informazioni riservate su terzi soggetti

6.2.6.  Utilizzo dei beni aziendali

6.3. Relazioni con i clienti e con i fornitori

6.4. Rapporti con i fornitori

6.4.1.  Scelta del fornitore

6.4.2.  Integrità ed indipendenza nei rapporti

6.5. Rapporti con le Pubbliche Amministrazioni

6.5.1.  Correttezza e lealtà

6.6. Relazioni esterne

6.6.1.  Efficacia esterna del Codice Etico

6.6.2. Conflitto di interessi

6.6.3. Pratiche concorrenziali

6.6.4  Regali, omaggi e benefici

7. CRITERI DI APPLICAZIONE DEL CODICE ETICO

7.1.  Principi organizzativi

7.2.  Trasparenza della contabilità

7.3.  Controlli e verifiche

7.3.1. Vigilanza in materia di attuazione del Codice Etico

7.3.2.  Competenze dell’OdV

7.3.3.  Segnalazione di problemi o di sospette violazioni

7.3.4.  Provvedimenti disciplinari conseguenti alle violazioni

7.4.  Riservatezza

7.5. Diffusione, comunicazione e formazione

7.6. Procedure operative e protocolli decisionali

7.7. Sistema di procure e deleghe

8. DISPOSIZIONI FINALI

8.1. Conflitti con il codice etico

8.2. Iter di approvazione e modifiche

8.3. Modalità di comunicazione delle violazioni

 

 

6.1

 

 

 

 

 

5.1

 

1. MISSION e VALORI DI F.LLI CINOTTI SRL

Il presente Codice Etico, (di seguito denominato anche CE231 o Codice), regola il complesso di diritti e responsabilità che l’azienda assume espressamente nei confronti di coloro con i quali interagisce nello svolgimento della propria attività.

L’azienda crede nel valore del lavoro e considera la legalità, la correttezza e la trasparenza dell’agire presupposti imprescindibili per il raggiungimento dei propri obiettivi economici, produttivi e sociali.

L’azienda afferma la congruità del proprio Codice etico nel perseguimento della propria mission sociale. Il Codice Etico ha, inoltre, lo scopo di introdurre e rendere vincolanti per l’azienda i principi  e le regole di condotta rilevanti ai fini della ragionevole prevenzione dei reati indicati nel D.Lgs. 231/2001. II Codice Etico, considerato nel suo complesso e unitamente a tutte le specifiche procedure attuative approvate dall’azienda, si considera parte integrante dei  contratti di  lavoro  subordinato  in essere e da  stipulare,  ai sensi dell’art. 2104 c.c. (Diligenza  del  prestatore di lavoro). La violazione delle  sue  disposizioni  configurerà, quindi, un  illecito di  natura  disciplinare e,  come tale,  sarà perseguito e sanzionato  dall’azienda ai sensi e per gli effetti di cui all’art. 7 (Sanzioni disciplinari)  della L. n. 300/1970 (Statuto dei Lavoratori – Norme sulla tutela  della libertà  e dignità dei lavoratori, della libertà sindacale e dell’attività sindacale nei luoghi di lavoro  e norme  sul collocamento) e potrà comportare il risarcimento dei danni procurati all’organizzazione.

Quanto ai collaboratori, ai consulenti e ai lavoratori autonomi (più sotto specificati tra i destinatari) che prestano la propria attività in favore dell’azienda e agli altri soggetti terzi, la sottoscrizione  del presente Codice Etico ovvero  di un estratto  di esso o, comunque, l’adesione alle disposizioni e ai principi in esso previsti rappresentano una  conditio  sine qua  non  della  stipulazione  di contratti di qualsiasi natura fra l’azienda e tali soggetti. Le disposizioni così sottoscritte o, in ogni caso, approvate, anche per fatti concludenti, costituiscono parte integrante dei contratti stessi.

In ragione di quanto fin qui descritto, eventuali violazioni da parte dei soggetti di cui al precedente comma di specifiche disposizioni del Codice Etico, in base alla loro gravità, possono legittimare il recesso da parte dell’azienda dei  rapporti contrattuali in essere con detti  soggetti e  possono  altresì essere individuate ex ante come cause  di risoluzione automatica del  contratto ai sensi dell’art. 1456 c.c. (clausola risolutiva espressa)

2. DESTINATARI DEL CODICE ETICO

Tramite l’adozione del Codice Etico, l’azienda ha inteso definire valori morali, regole chiare e procedure cui uniformarsi. Il Codice Etico è diretto a:

• Membri componenti gli organi collegiali;
• Dipendenti (sia a tempo determinato che a tempo indeterminato);
• Collaboratori a progetto;
• Consulenti esterni ed interni;
• Fornitori di beni e servizi;
• Qualsiasi altro soggetto che possa agire in nome e per conto dell’azienda sia direttamente che indirettamente, stabilmente o temporaneamente o coloro i quali instaurano rapporti o relazioni con l’azienda ed operano per perseguirne gli obiettivi.

I destinatari del presente Codice Etico sono tenuti ad apprenderne i contenuti ed a rispettarne i precetti. Il Codice Etico sarà messo a loro disposizione, secondo quanto di seguito specificato.

La Direzione, o un delegato, dell’azienda si fa carico dell’effettiva attuazione del Codice Etico e della diffusione dello stesso all’interno ed all’esterno dell’organizzazione.

I dipendenti aziendali, oltre al rispetto di per sé dovuto alle normative vigenti ed alle disposizioni previste dalla contrattazione collettiva, ove applicabile, si impegnano ad adeguare le modalità di prestazione dell’attività lavorativa alle finalità ed alle disposizioni previste dal presente Codice Etico. Questo tanto nei rapporti intra-aziendali, quanto nei rapporti con soggetti esterni all’azienda.

Esigenza imprescindibile di ogni rapporto di proficua collaborazione con l’azienda è rappresentata dal rispetto, da parte degli altri destinatari, dei principi e delle disposizioni contenuti nel presente Codice Etico. In tal senso, al momento della stipula dei contratti o di accordi con gli altri destinatari, l’azienda dota i suoi interlocutori di una copia del presente documento.

Per tutti coloro che prestano la propria attività lavorativa a favore di F.lli Cinotti S.r.l. e per tutti i soggetti terzi, aderire ai principi etici e di comportamento di cui al presente Codice costituisce condizione necessaria alla prosecuzione del rapporto con la società stessa. Il presente documento costituisce pertanto parte integrante del contratto sottoscritto. Con particolare riferimento al D.lgs 231/01, scopo del presente Codice è inoltre la definizione degli obblighi giuridici, l’esplicitazione dei comportamenti conseguenti ai suddetti obblighi e l’identificazione delle responsabilità di ciascun soggetto che collabora a qualunque titolo con F.lli Cinotti S.r.l.

3. PRINCIPI DI COMPORTAMENTO

3.1. premessa

I principi di seguito elencati sono ritenuti da F.lli Cinotti Srl di fondamentale rilevanza e pertanto la nostra azienda si impegna a rispettarli nei confronti di chiunque. È peraltro indispensabile che tali valori non rimangano meri enunciati ma, vengano tradotti in condotte e comportamenti immanenti all’azienda.

Come organizzazione e come individui, tutti i destinatari, nell’ambiente di lavoro, sono tenuti ad applicarli in modo corretto nelle operazioni e nei rapporti sia interni che esterni all’azienda. Tra i vari valori fondamentali su cui si basa l’attività dell’azienda rilevano: Integrità nel rispetto di Leggi e Regolamenti; il ripudio di ogni discriminazione; la centralità, lo sviluppo e la valorizzazione delle risorse umane e l’equità dell’autorità; il radicamento territoriale; la trasparenza e l’etica degli affari; il rispetto di alti standard qualitativi; la dignità; la legalità e il contrasto del terrorismo e della criminalità;

3.2. Integrità nel rispetto di Leggi e Regolamenti

L’azienda si impegna a realizzare e fornire servizi di qualità ed a competere sul mercato secondo principi di equa e libera concorrenza e trasparenza, mantenendo rapporti corretti con tutte le istituzioni pubbliche, governative ed amministrative, con la cittadinanza e con le imprese terze. Ciascuno è tenuto ad operare, in qualsiasi situazione, con integrità, trasparenza, coerenza ed equità, conducendo con onestà ogni rapporto di affari. L’azienda opera nel rigoroso rispetto della Legge e si adopera affinché tutto il personale agisca secondo comportamenti conformi alla Legge, quali che siano il contesto e le attività svolte ed i luoghi in cui esse operano. Tale impegno deve valere anche per i consulenti, fornitori, clienti e per chiunque abbia rapporti con la F.lli Cinotti Srl. L’azienda non inizierà né proseguirà alcun rapporto con chi non intende allinearsi a questo principio.

3.3. Ripudio di ogni discriminazione

Nelle decisioni che influiscono sulle relazioni con le parti interessate (gestione del personale ed organizzazione del lavoro, selezione e gestione dei fornitori, rapporto con la comunità circostante e con le istituzioni che la rappresentano), la nostra organizzazione evita ogni discriminazione in base all’età, sesso, sessualità, stato di salute, razza, nazionalità, opinioni politiche e credenze religiose dei suoi interlocutori.

3.4. Centralità, sviluppo e valorizzazione delle risorse umane ed equità dell’autorità

La F.lli Cinotti Srl riconosce la centralità delle risorse umane e ritiene che tra i vari fattori essenziali di successo e di sviluppo aziendale, un ruolo essenziale sia rappresentato dal contributo delle persone che vi operano.

L’azienda pone da sempre al centro del proprio operato la professionalità ed il contributo individuale delle persone, dando continuità ad uno stile di relazione che punta a riconoscere il lavoro di ciascuno come elemento fondamentale dello sviluppo aziendale e personale. Contestualmente l’azienda pone al centro del proprio operato quotidiano il dialogo, lo scambio di informazioni a qualunque livello, la valorizzazione e l’aggiornamento professionale dei propri collaboratori e la costituzione di una identità aziendale ed il relativo senso di appartenenza. Un siffatto valore si traduce nelle seguenti mission:

• creazione di un ambiente di lavoro capace di valorizzare il contributo e le potenzialità del singolo mediante la graduale responsabilizzazione del personale;
• realizzazione di un sistema di relazione che privilegi il lavoro di squadra rispetto al rapporto gerarchico;
• quotidiano impegno finalizzato alla condivisione di competenze e conoscenze anche attraverso l’utilizzo di sistemi innovativi;

L’azienda attribuisce la massima importanza a quanti prestano la propria attività lavorativa all’interno della propria organizzazione, contribuendo allo sviluppo della stessa in quanto è proprio attraverso le risorse umane che l’azienda è in grado di fornire, sviluppare, migliorare e garantire un’ottimale gestione dei propri servizi. Ferme restando le previsioni di legge e contrattuali in materia di doveri dei lavoratori, ai dipendenti sono  richieste professionalità, dedizione al lavoro, lealtà, spirito di collaborazione, rispetto reciproco, senso di appartenenza e moralità. Nella gestione dei rapporti contrattuali che implicano l’instaurarsi di relazioni gerarchiche, la nostra azienda si impegna a fare in modo che l’autorità sia esercitata con equità e correttezza e che sia evitata ogni forma di abuso: in particolare l’azienda garantisce che l’autorità non si trasformi in esercizio del potere lesivo della dignità ed autonomia della persona. Tali valori devono essere in ogni caso salvaguardati in qualunque decisione che attenga l’organizzazione del lavoro.

3.5. radicamento territoriale

L’azienda si pone la finalità di realizzare progetti tendenti ad un coinvolgimento diretto della cittadinanza, delle istituzioni pubbliche e private, dell’imprenditoria e delle associazioni su tutto ciò che concerne l’educazione alla salute, la prevenzione e la presa in carico del proprio benessere. L’azienda si attiva e continuerà ad attivarsi affinché le realtà con essa collaboranti si conformino alle medesime normative comportamentali ed orientino la propria attività ai medesimi principi e valori. L’azienda, inoltre, promuove lo sviluppo locale attraverso una forte connessione con i diversi attori della comunità territoriale di riferimento. Agisce, dunque, nella comunità locale per lo sviluppo di una società ricca e generativa, capace di riconoscere e valorizzare le risorse che la compongono, le competenze e le potenzialità presenti, le differenze di genere, culturali ed etniche, promuovendo benessere, integrazione e sviluppo sociale e valorizzandone il riconoscimento delle stesse da parte dei fruitori e di chi materialmente offre il servizio.

3.6. trasparenze ed etica degli affari

La storia, l’identità ed i valori della F.lli Cinotti Srl, si declinano in un’etica degli affari fondata sui seguenti principi:

• Affidabilità, intesa quale garanzia di assoluta serietà nei progetti varati, nelle transazioni e negli impegni assunti;
• Solidità, relativa ad una società che poggia le proprie basi su solide fondamenta patrimoniali, come testimoniato dalla propria prolungata attività;
• Trasparenza, conseguente alla concezione del ruolo sociale che impone non solo il rispetto di principi e di lavori etici ma, anche la messa in atto di modalità che consentano alle comunità di riferimento ed agli attori sociali di poter disporre delle informazioni per poterne ricostruire l’operato;
• Correttezza in ambito contrattuale, evitando che, nei rapporti in essere, chiunque operi in nome e per conto dell’azienda cerchi di approfittare di lacune contrattuali o di eventi imprevisti al fine di rinegoziare il contratto al solo scopo di sfruttare la posizione di dipendenza o di debolezza nei quali l’interlocutore si sia venuto a trovare;
• Tutela della concorrenza, astenendosi da comportamenti collusivi, predatori e di abuso di posizione;

3.7. qualità

La qualità è un elemento distintivo della nostra azienda. La F.lli Cinotti Srl si impegna ed è responsabile nell’assicurare la qualità in ogni attività, in coerenza con la sua strategia a lungo termine. Le attività sono poste in essere dall’azienda mediante processi gestiti attraverso un sistema di gestione della qualità che offre verso l’esterno uniformità, trasparenza e miglioramento del servizio.

3.8. dignità

L’azienda esige dai propri amministratori, dipendenti e collaboratori, comportamenti che garantiscano il più assoluto rispetto della dignità delle persone, pertanto l’azienda:

• Garantisce la più scrupolosa osservanza delle norme a tutela del lavoro minorile e infantile, delle libertà e dei diritti dei lavoratori;
• Garantisce le condizioni di libera adesione ad organizzazioni sindacali;
• Non tollera violazioni dei diritti umani;
• Promuove, nel complesso tessuto sociale, l’integrazione quale forma di arricchimento collettivo.

In particolare l’azienda condanna ogni qualsiasi forma di discriminazione sulla base dell’appartenenza di genere, etnica, politica e religiosa.

3.9. legalità e contrasto del terrorismo e della criminalità

L’azienda crede profondamente nei valori democratici e condanna qualsiasi attività che possa avere finalità di terrorismo o di eversione dell’ordine democratico. L’azienda, inoltre, condanna qualsiasi attività che implichi:

• Falsificazione, contraffazione, alternazione e/o spendita di monete, carte di pubblico credito e valori di bollo;
• Accettazione e trattamento da introiti di attività criminali (riciclaggio);
• Accessi abusivi a sistemi informatici esterni;
• Detenzione abusiva di codici di accesso;
• Danneggiamento di apparecchiature e di dati;
• Frode nella gestione della certificazione di firma elettronica;
• Intercettazioni, impedimenti ed interruzioni di comunicazioni informatiche;
• Diffusione di idee di tolleranza e di omertà relative a uso di sostanze stupefacenti o che creino qualunque dipendenza;
• Incitazione al compimento di atti illeciti od anche contrari al senso morale;
• Negligenza nel contrastare la violenza, il danneggiamento delle cose pubbliche ed il rispetto dei regolamenti interni.

4. GLI ATTORI SOCIALI

4.1. clienti

Costituisce obiettivo primario dell’azienda la piena soddisfazione delle esigenze dei propri clienti. In questo quadro, la F.lli Cinotti Srl assicura al cliente la migliore esecuzione dei lavori affidati ed è costantemente orientata a proporre soluzioni sempre più avanzate ed innovative in un’ottica di integrazione, efficacia, efficienza ed economicità. L’azienda fornisce informazioni accurate, complete e veritiere in modo da consentire al cliente una decisione razionale e consapevole. Essa tutela la privacy dei propri clienti secondo le norme vigenti in materia, impegnandosi a non comunicare né diffondere i relativi dati personali fatti salvi gli obblighi di legge. L’azienda inoltre adotta uno stile di comunicazione fondato su efficienza, collaborazione e cortesia.

4.2. Istituti Finanziari

L’azienda intrattiene con gli istituti finanziari rapporti fondati su correttezza e trasparenza, nell’ottica della creazione di valore per l’azienda stessa. Per questo, gli istituti finanziari vengono scelti in relazione alla loro reputazione, anche per l’adesione a valori comparabili a quelli espressi nel presente Codice Etico

4.3. Fornitori

L’azienda definisce con i propri fornitori di beni e servizi rapporti di collaborazione, nel rispetto delle normative vigenti e dei principi del presente Codice Etico, avendo attenzione ai migliori standard professionali, alle migliori pratiche in materia etica, di tutela della salute e della sicurezza e del rispetto dell’ambiente.

I consulenti interni ed esterni, vengono scelti in relazione alla professionalità ed alla reputazione oltre che all’affidabilità nonché all’adesione a valori comparabili a quelli espressi nel presente documento. I rapporti con i consulenti sono basati su accordi trasparenti e su un dialogo costruttivo finalizzato al raggiungimento degli obiettivi comuni, in coerenza con le normative ed i principi del presente Codice Etico.

 4.4. Pubblica Amministrazione

Con il termine Pubblica Amministrazione si intende qualsiasi persona, soggetto, interlocutore qualificabile come Pubblico Ufficiale o Incaricato di Pubblico Servizio che operi per conto della Pubblica Amministrazione centrale o periferica, o di Autorità Pubbliche di Vigilanza, Autorità Indipendenti, Istituzioni Comunitarie nonché di partner privati concessionari di un Pubblico Servizio. L’azienda ispira ed adegua la propria condotta, nei rapporti con la Pubblica Amministrazione, ai principi di correttezza ed onestà. Su questa base, le persone incaricate dall’azienda di seguire una qualsiasi trattativa, richiesta o rapporto istituzionale con la Pubblica Amministrazione, italiana o straniera, non devono per nessuna ragione cercare di influenzarne impropriamente le decisioni né tenere comportamenti illeciti, quali l’offerta di denaro o di altra utilità, che possano alterare l’imparzialità di giudizio del rappresentante della Pubblica Amministrazione. Le persone incaricate dall’organizzazione aziendale, alla gestione dei rapporti con qualsivoglia autorità della Pubblica Amministrazione, devono verificare che le informazioni rese con qualunque modalità ed a qualunque titolo siano rispondenti al vero, accurate e corrette. Le persone cui è consentito avere contatti diretti con la Pubblica Amministrazione per conto dell’azienda sono le sole persone espressamente indicate dall’azienda stessa a tal fine. Nessun altro collaboratore può intrattenere rapporti di alcun genere con la Pubblica Amministrazione per le attività inerenti l’oggetto sociale dell’azienda.

Contributi, sovvenzioni o finanziamenti ottenuti dall’Unione Europea, dallo Stato o da altro Ente Pubblico, anche se di modico valore e/o importo, devono essere impiegati per le finalità per cui sono stati richiesti e concessi. L’azienda vieta ai destinatari del presente Codice Etico l’utilizzo dei fondi percepiti dalle Pubbliche Amministrazioni e/o dai fondi interprofessionali per scopi diversi da quelli per cui sono stati erogati. Analogamente, in caso di partecipazione a procedure di evidenza pubblica, i destinatari del presente Codice Etico sono tenuti ad operare nel rispetto della legge e della corretta pratica commerciale, evitando in particolare di indurre le Pubbliche Amministrazioni ad operare indebitamente in favore dell’azienda. L’organizzazione si impegna a prevenire atti che indicano i destinatari del presente Codice Etico a compiere azioni atte a procurarne illeciti vantaggi.

Costituisce altresì comportamento illecito il ricorso a dichiarazioni o documenti alterati o falsificati o l’omissione di informazioni o, in generale, il compimento di artifici o raggiri, volti ad ottenere concessioni, autorizzazioni, finanziamenti, contributi da parte dell’Unione Europea, dello Stato o di altro Ente Pubblico.

 4.5. Autorità Pubbliche di Vigilanza

I destinatari del presente codice etico s’impegnano a:

• osservare scrupolosamente le disposizioni emanate dalle competenti istituzioni o Autorità Pubbliche di Vigilanza per il rispetto della normativa vigente nei settori connessi alle rispettive aree di attività;
• non presentare, nell’ambito delle istruttorie incorrenti con Istituzioni e/o Autorità Pubbliche di Vigilanza, istanze o richieste contenenti dichiarazioni non veritiere al fine di conseguire erogazioni pubbliche, contributi o finanziamenti agevolati ovvero di ottenere indebitamente concessioni, autorizzazioni, licenza o altri atti amministrativi;
• ottemperare ad ogni richiesta proveniente dalle sopra citate istituzioni o Autorità nell’ambito delle rispettive funzioni di vigilanza, fornendo – ove richiesto – piena collaborazione ed evitando comportamenti di tipo ostruzionistico;

4.6. Forze Politiche, associazioni ed istituzioni portartici di interessi

L’azienda si confronta in modo trasparente con tutte le forza politiche, le associazioni presenti sul territorio e le istituzioni pubbliche (territoriali e nazionali) al fine di rappresentare debitamente le proprie posizioni su argomenti e temi di interesse.

5. PRINCIPI DI COMPORTAMENTO DEL PERSONALE

5.1.  Professionalità

Il personale della F:lli Cinotti Srl è tenuto a svolgere la propria attività lavorativa e le proprie prestazioni con diligenza, efficienza e correttezza, utilizzando al meglio gli strumenti ed il tempo a propria disposizione ed assumendosi le responsabilità connesse agli adempimenti.

5.2. Lealtà

IL Personale della F.lli Cinotti Srl è tenuto ad essere leale nei confronti dell’azienda.

5.3. Onestà

Nell’ambito della propria attività lavorativa, il personale della F.lli Cinotti Srl è tenuto a conoscere e rispettare con diligenza il Modello 231 e le leggi vigenti. L’onestà rappresenta il principio fondamentale per tutte le attività dell’azienda, per le sue iniziative e costituisce valore essenziale della gestione organizzativa. I rapporti con i portatori di interesse, a tutti i livelli, devono essere improntati a criteri e comportamenti di correttezza, collaborazione, lealtà e rispetto reciproco. In nessun caso il perseguimento dell’interesse aziendale può giustificare una condotta non onesta.

5.4. Legalità

Il personale della F.lli Cinotti Srl è tenuto a rispettare tutte le norme, le leggi, le direttive ed i regolamenti nazionali ed internazionali e tutte le prassi generalmente riconosciute.

5.5. Correttezza e trasparenza

Il personale della F.lli Cinotti Srl è tenuto a non utilizzare a fini personali informazioni, beni ed attrezzature di cui dispone nello svolgimento della funzione o dell’incarico assegnato. Il personale è tenuto a non effettuare per sé o per altri, pressioni, raccomandazioni o segnalazioni che possano recare pregiudizio all’azienda o indebiti vantaggi per sé, per l’azienda o per terzi. Il personale è tenuto a respingere e non effettuare promesse di indebite offerte di denaro o di altri benefici. L’azienda si impegna ad operare in modo chiaro e trasparente, senza favorire alcun gruppo di interesse o singolo individuo.

5.6. Riservatezza

Il personale della F.lli Cinotti Srl è tenuto a mantenere la massima riservatezza relativamente a notizie ed informazioni costituenti il patrimonio aziendale o inerenti all’attività aziendale, nel rispetto delle disposizioni di legge, dei regolamenti vigenti e delle procedure interne. Inoltre, il personale dell’azienda è tenuto a non utilizzare le informazioni riservate per scopi non connessi con l’esercizio della propria attività.

5.7. Responsabilità verso la collettività

L’azienda è consapevole del proprio ruolo sociale sul territorio di riferimento, sullo sviluppo economico e sociale e sul benessere generale della collettività. Per tale ragione l’azienda intende operare nel rispetto delle comunità nazionali e locali, sostenendo iniziative di valore culturale e sociale al fine di ottenere un miglioramento della propria reputazione e legittimazione ad operare.

5.8. Risoluzione dei conflitti d’interesse

Il personale della F.lli Cinotti Srl è tenuto a perseguire, nello svolgimento dell’attività lavorativa, gli obiettivi e gli interessi generali dell’azienda. Il personale è tenuto ad informare senza ritardo i propri superiori o referenti delle situazioni o delle attività nelle quali vi potrebbe essere un interesse in conflitto con quello dell’azienda, da parte delle personale stesso o di loro prossimi congiunti ed in ogni altro caso in cui ricorrano rilevanti ragioni di convenienza. Il personale è altresì tenuto al rispetto  delle decisioni che in proposito sono state assunte dall’azienda.

5.9. Senso di appartenenza

Il personale della F.lli Cinotti Srl è tenuto a perseguire, nello svolgimento dell’attività lavorativa, tutto ciò che non ostacoli o pregiudichi in alcun modo il crearsi di un senso di appartenenza all’organizzazione aziendale, al proprio gruppo di lavoro o verso soggetti terzi comunque collegati all’azienda.

5.10. Reciproco rispetto

Il personale della F.lli Cinotti Srl è tenuto a manifestare attivamente il rispetto per le mansioni, competenze, modalità di svolgimento delle mansioni anche attraverso l’omissione di proprie considerazioni personali a terzi.

5.11. Obblighi specifici

Il personale della F.lli Cinotti Srl è tenuto al rispetto di precisi obblighi in termini di trasparenza, coerenza, cortesia e gentilezza, puntualità, riservatezza, professionalità, collaborazione, fedeltà e rispetto aziendale, rispetto per il cliente, responsabilità, uso degli strumenti informatici, di internet, della posta elettronica, uso dei telefoni aziendali e privati, uso dell’automobile aziendale e dell’automobile privata.

• È buona regola che ogni informazione inerente le attività svolte all’interno dell’azienda sia alla portata di ognuno. Ogni collaboratore ha il compito di relazionarsi con il proprio responsabile e collega, relativamente ai lavori da lui svolti. In caso di incomprensioni o problemi è dovere di ciascuno dipendente relazionarsi prima con il proprio responsabile o referente. E’ altresì richiesto al personale della F.lli Cinotti Srl di comportarsi in modo scrupolosamente leale ed indipendente da condizionamenti di qualsiasi natura che ne possano influenzare l’operato sia nei confronti del proprio Committente, sia nei confronti di Organizzazioni esterne in rapporto con essi. Il personale della F.lli Cinotti Srl è tenuto a non intrattenere rapporti economici impropri né accettare omaggi di valore o favori di qualsiasi natura da parte di Organizzazioni in genere nonché fornitori del proprio Committente. Ciascun collaboratore è tenuto a segnalare, qualsiasi relazione o interesse in comune con Organizzazioni esterne che intrattengono rapporti con il proprio Committente, suscettibili di determinare conflitti di interesse;
• Preso un impegno lo si porta a termine. Mai lasciare un lavoro incompiuto e mai assumersi impegni di cui si sa già di non riuscire a farvi fronte;
• Cortesia e gentilezza. Cortesia e gentilezza sono e devono essere alla base di ogni attività quotidiana, devono inoltre essere una costante nei rapporti interpersonali sia interni che verso l’esterno dell’azienda;
• Puntualità. Se si è in ritardo ad un appuntamento è buona regola avvertire prima dello scadere dell’orario concordato, farlo successivamente è un gesto scortese. La puntualità è una forma di rispetto nei confronti di chi ci sta attendendo;
• Tutte le informazioni e i dati gestiti sul posto di lavoro sono di proprietà aziendale e riservati, come tali devono essere trattati. In particolare non si dovrebbe mai parlare di problemi o situazioni lavorative in luoghi pubblici dove si può essere ascoltati, o in presenza di persone che non hanno diritto di essere coinvolte dalle informazioni in oggetto;
• Professionalità. Essere professionali vuol dire conoscere tutti i comportamenti appropriati, tutto ciò che occorre per svolgere nel migliore dei modi il proprio lavoro, tenendo conto delle esigenze dei clienti e dell’azienda. Qualunque attività si svolga è necessario sempre essere professionali;
• Al personale della F.lli Cinotti Srl è richiesta la capacità di comprendere i fenomeni che stanno alla base delle relazioni interpersonali ed è altresì richiesto di adottare un comportamento coerente con il contesto di riferimento, cercando sempre di mantenere un clima cortese, cordiale e collaborativo con i propri colleghi;
• Fedeltà e rispetto aziendale. È dovere di ognuno condividere le politiche aziendali e adoperarsi affinché queste vengano rispettate. Durante l’attività quotidiana ogni collaboratore è tenuto a preservare sempre gli interessi e l’immagine dell’azienda, oltre ad avere il massimo rispetto per le proprietà aziendali. E’ richiesto altresì al personale, nello svolgimento della propria attività, di valutare le implicazioni economiche delle proprie scelte evitando sprechi;
• Rispetto del cliente. L’azienda, come tutte le società in libero mercato, vive grazie ai suoi clienti. Rispetto, gentilezza e cortesia devono essere una costante nei rapporti di chi prende contatti con l’organizzazione;
• Responsabilità. Ciascun collaboratore è responsabile del proprio posto di lavoro. A ciascuno spetta la cura e la pulizia degli strumenti a sua disposizione;
• Uso degli strumenti informatici. I personal computer in dotazione dovranno essere mantenuti nel miglior stato possibile e non potranno essere istallati altri programmi se non quelli previsti dalla configurazione aziendale. Le apparecchiature hardware messe a disposizione dall’azienda costituiscono a tutti gli effetti strumenti di lavoro e non possono essere utilizzati per fini personali. In particolare i file in essi contenuti, costituiscono patrimonio aziendale e non possono essere arbitrariamente danneggiati e/o distrutti. È fatto divieto assoluto di utilizzare apparecchiature hardware atte alla copia e/o memorizzazione di file e dati, quali memorie di massa USB, computer portatili, dischi ottici, masterizzatori e qualsiasi altro supporto elettronico di archiviazione, salvo previa espressa autorizzazione da parte della società;
• Uso di Internet. Il collegamento Internet e uno strumento di lavoro e come tale deve essere impiegato. L’utilizzo di Internet per scopi privati è ammesso solo fuori dall’orario lavorativo. La navigazione in internet non è consentita per quei siti che non attengono direttamente allo svolgimento delle mansioni assegnate, soprattutto in quelli che possono rilevare le opinioni politiche, religiose o sindacali del dipendente; non è consentita l’effettuazione di ogni genere di transazione finanziaria ivi comprese le operazioni di remote banking, acquisti on-line e simili salvo casi direttamente autorizzati dall’azienda e con il rispetto delle normali procedure di acquisto; non è consentito lo scarico e l’installazione di software gratuiti (freeware), shareware, P2P e/o FTP, prelevati da siti internet, se non previa espressa autorizzazione da parte della società; e altresì vietata ogni forma di registrazione a siti i cui contenuti non siano legati all’attività lavorativa e non è permessa infine la partecipazione, per motivi non professionali, a forum, o l’utilizzo di chat line, non è consentita la memorizzazione di documenti informatici di natura oltraggiosa e/o discriminatoria per sesso, lingua, religione, razza, origine etnica, opinione e appartenenza sindacale e/o politica etc …;
• Uso della Posta elettronica. La posta elettronica è uno strumento aziendale e non è da considerarsi corrispondenza privata e pertanto: Qualsiasi messaggio di posta elettronica (in quanto attinente all’attività lavorativa) può essere copiato e/o reso pubblico in qualsiasi momento. Non è consentito utilizzare la posta elettronica (interna ed esterna) per motivi non attinenti lo svolgimento delle mansioni assegnate. Non è consentito inviare o memorizzare messaggi (interni o esterni) di natura oltraggiosa, discriminatoria per sesso, lingua, religione, razza, origine etnica, opinione o appartenenza sindacale e/o politica etc.; non è consentito configurare e utilizzare account di posta elettronica esterni all’azienda;
• Uso dei telefoni cellulari. L’uso del cellulare ha delle regole di buon comportamento che andrebbero sempre rispettate. Premesso che è uno strumento di lavoro, è richiesto lo spegnimento del cellulare e/o comunque mantenerlo silenzioso sempre, durante riunioni e incontri con i clienti, soprattutto quando si è presso la loro sede. L’uso del cellulare per fini personali deve essere limitato al minimo e solo per i casi di emergenza;
• Uso di automobili aziendali. L’automobile aziendale è sotto totale responsabilità della persona cui e stata assegnata come tutti i beni aziendali deve essere utilizzata e mantenuta con la massima attenzione. Dovrà essere condotta nel pieno rispetto dei requisiti del codice della strada. Spetta al conducente assegnatario del mezzo preoccuparsi della pulizia, della manutenzione e garantirsi che l’autovettura sia sempre nelle condizioni di miglior efficienza. Rimangono a carico del conducente le eventuali multe derivanti da infrazioni del codice della strada.
• Uso delle automobili private. L’utilizzo dell’automobile privata per scopi lavorativi è previsto e come nel caso dell’automobile aziendale, il conducente deve operare nel pieno rispetto dei requisiti del codice della strada. Rimangono a carico del conducente le eventuali multe derivanti da infrazioni del codice della strada.

6. CRITERI DI CONDOTTA

Le regole contenute nella presente sezione hanno lo scopo di indicare ai destinatari del presente Codice Etico gli atteggiamenti ed i comportamenti da osservare durante lo svolgimento delle varie attività aziendali in conformità ad i valori a cui si ispira il presente documento. Tutti i destinatari del presente Codice Etico, come identificati al precedente punto 2. devono osservare una condotta corretta e trasparente nello svolgimento della propria funzione, contribuendo così all’efficacia del sistema di controllo interno a tutela del valore aziendale. I dipendenti ed i collaboratori interni per eventuali approfondimenti sono invitati a fare riferimento alle relative Procedure del Sistema per la Gestione della Responsabilità amministrativa dell’Impresa. Di seguito si riportano i criteri di condotta generali suddivisi per punti e aree d’interesse.

6.1. Relazioni con il personale

• Selezione del personale. La valutazione del personale da assumere, o in collaborazione, è effettuata in base alla corrispondenza dei profili dei canditati, rispetto a quelli attesi ed alle esigenze interne, nel rispetto delle pari opportunità per tutti i soggetti interessati. Le informazioni richieste sono strettamente collegate alla verifica degli aspetti previsti dal profilo professionale e psico-attitudinale, nel rispetto della sfera privata e delle opinioni del candidato. La Società e le funzioni interne di riferimento adottano, nell’attività di selezione, opportune misure al fine di evitare favoritismi ed agevolazioni di ogni sorta ed effettuano un’attenta selezione basata, oltre che sugli aspetti cogenti, anche su aspetti preferenziali qualora deliberati dal CdA.
• Costituzione del rapporto di lavoro. Il personale è assunto con regolare contratto di lavoro, di prestazione professionale o di stage: non è tollerata alcuna forma di lavoro irregolare.
• Integrità e tutela della persona. Nell’ambito dei processi di gestione e di sviluppo del personale, così come in fase di selezione, le decisioni prese sono basate sulla corrispondenza tra profili attesi e profili posseduti dalle persone e/o su considerazioni di merito. L’accesso a ruoli ed incarichi avviene sulla base delle competenze e delle capacità. Inoltre, compatibilmente con l’efficienza generale del lavoro, sono favorite forme di flessibilità nell’organizzazione del lavoro che agevolino le persone in stato di maternità nonché coloro che devono prendersi cura dei figli.
• Valorizzazione e formazione delle risorse. L’azienda mette a disposizione delle persone strumenti informativi e formativi con l’obiettivo di valorizzare le specifiche competenze e conservare il valore professionale del personale. È prevista una formazione istituzionale, erogata in determinati momenti della vita professionale, interna alla persona (esempio: per i neo assunti è prevista una introduzione all’attività) ed una formazione ricorrente rivolta al personale operativo (esempio : formazione in materia di sicurezza negli ambienti di lavoro, in materia di gestione 231 e codice etico ecc …).

6.1.1. Sicurezza e Salute

L’azienda si impegna ad offrire un ambiente di lavoro in grado di proteggere la salute e la sicurezza del proprio personale, diffondendo e consolidando una cultura della sicurezza, sviluppando la consapevolezza dei rischi e promuovendo comportamenti responsabili da parte di tutto il personale. L’azienda opera inoltre al fine di preservare, soprattutto con azioni preventive, la salute e la sicurezza dei lavoratori. Tra i principali obiettivi vi è quello di proteggere le risorse umane cercando costantemente le sinergie necessarie non solo al proprio interno ma anche con i fornitori, i consulenti esterni ed i clienti coinvolti nelle attività aziendali stesse. A tutti i dipendenti è imposto di rispettare le norme e le procedure interne in materia di prevenzione dei rischi e di tutela della salute e della sicurezza e di segnalare tempestivamente le eventuali carenze oppure il mancato rispetto delle norme applicabili. L’azienda adotta le misure generali di tutela della salute e della sicurezza sul lavoro prescritte dalla normativa con particolare riferimento a quanto dispone il D.Lgs. 81/08 e s.m.i. L’organizzazione si impegna al più scrupoloso rispetto di tutte le normative riguardanti la salute e la sicurezza sul lavoro per i dipendenti, i collaboratori e gli utenti. In particolare:

• Definisce le procedure operative da seguire e coordina le attività in materia di salute e sicurezza sul lavoro;
• Assicura l’applicazione delle normative vigenti anche attraverso la realizzazione dei documenti di valutazione dei rischi e la definizione di procedure di lavorazione in linea con gli standard di sicurezza vigenti;
• Monitora costantemente le innovazioni legislative e si adopera per la loro implementazione.

L’azienda inoltre si impegna a garantire:

• La valutazione di tutti i rischi per la salute e la sicurezza;
• La programmazione della prevenzione, mirata ad un complesso che integri in modo coerente nella prevenzione le condizioni operative, nonché l’influenza dei fattori dell’ambiente e dell’organizzazione del lavoro;
• L’eliminazione dei rischi e, ove ciò non sia possibile, la loro riduzione al minimo in relazione alle conoscenze acquisite in base al progresso tecnico;
• Il rispetto dei principi ergonomici dell’organizzazione del lavoro, nella concezione dei posti di lavoro, nella scelta delle attrezzature e nella definizione dei metodi di lavoro e di erogazione del servizio, in particolare al fine di ridurre gli effetti sulla salute del lavoro monotono e di quello ripetitivo;
• La riduzione dei rischi alla fonte;
• La sostituzione di ciò che è pericoloso con ciò che non lo è oppure è meno pericoloso;
• La limitazione al minimo del numero di lavoratori che sono o che possono essere esposti al rischio;
• L’utilizzo limitato di agenti chimici, fisici e biologici sui luoghi di lavoro;
• La priorità delle misure di protezione collettiva rispetto alle misure di protezione individuali;
• Il controllo sanitario dei lavoratori;
• L’allontanamento del lavoratore dall’esposizione al rischio per motivi sanitari inerenti la sua persona e spostamento ove possibile ad altra mansione;
• L’informazione e formazione adeguate per i lavoratori, per i dirigenti, i proposti, il RLS e di tutto il personale;
• Le istruzioni adeguate ai lavoratori;
• La partecipazione e la consultazione dei lavoratori e del RLS;
• La programmazione delle misure ritenute opportune al fine di garantire il miglioramento nel tempo dei livelli di sicurezza anche attraverso l’adozione di codici di condotta e di buone prassi;
• Le misure di emergenza da attuare in caso di primo soccorso, di lotta antincendio, di evacuazione dei lavoratori e di pericolo grave ed immediato;
• L’uso di segnali di avvertimento e di sicurezza;
• La regolare manutenzione di ambienti, attrezzature, impianti con particolare riguardo agli eventuali dispositivi di sicurezza in conformità all’indicazione dei rispettivi fabbricanti;
• Le adeguate istruzioni ai dipendenti, ai collaboratori ed agli utenti e formazione agli stessi secondo quanto previsto dalla legge e dal CCNL applicato al personale.

6.1.2. Tutela della Privacy

Nel trattamento dei dati personali, l’organizzazione si attiene alle disposizioni ed alle finalità previste dal Regolamento Ue n. 2016/679 (GDPR) relativo al trattamento dei dati personali. Ai sensi dell’art. 13 del citato GDPR vengono fornite puntuali informazioni attinenti:

• all’identità del titolare del trattamento dei dati;
• all’identità del Responsabile/i della protezione dei dati,
• alla misura e modalità con le quali il trattamento avviene;
• alle finalità del trattamento cui sono destinati i dati personali;
• ai soggetti eventuali ai quali i dati vengono comunicati;
• al diritto alla revoca del consenso;

Nei casi in cui la normativa lo esiga, alle persone viene chiesto il consenso specifico al trattamento dei loro dati personali; è esclusa qualsiasi indagine sulle idee, le preferenze, i gusti personali ed in generale la vita privata dei clienti e fornotori ed in generale dei soggetti i cui dati personali vengono trattati dalla F.lli Cinotti Srl.  È fatto obbligo al personale il trattamento dei dati con la massima discrezione e riservatezza soprattutto nei confronti dell’interno; la stessa procedura viene applicata anche per la gestione telematica delle informazioni e dei dati personali. La stessa procedura viene applicata anche per la gestione telematica delle informazioni e dei dati personali.

6.1.3.  Tutela dell’Ambiente

L’azienda si impegna a perseguire la tutela dell’ambiente attraverso il rispetto della legislazione e della normativa nazionale e comunitaria. Si impegna a realizzare la prevenzione degli inquinamenti ed a diffondere la sensibilizzazione rispetto a tematiche ambientali ai propri dipendenti e collaboratori. A tal scopo l’azienda ha adottato idonea procedura gestionale nell’ambito del più generale sistema di gestione della responsabilità amministrativa d’impresa.

6.2. Doveri del personale

Il personale della F.lli Cinotti Srl è tenuto ad agire lealmente al fine di rispettare gli obblighi sottoscritti nel contratto di lavoro e quanto previsto dal presente Codice Etico assicurando le prestazioni richieste.

6.2.1. deleghe e responsabilità

Vengono definite, attraverso specifiche deliberazioni e/o apposite procedure, le mansioni, le responsabilità ed i poteri degli amministratori, dei dipendenti e dei collaboratori. Tali mansioni, responsabilità e poteri devono essere conosciute, accettate e rispettate.

6.2.2. Obblighi per i responsabili di funzione verso il codice etico

Ogni responsabile di funzione, identificato come tale nell’organigramma, nel mansionario e/o nel sistema di procure e deleghe adottato dall’azienda ha l’obbligo di:

• Curare l’osservanza del Codice Etico da parte dei soggetti sottoposti direttamente o indirettamente alla sua responsabilità;
• Rappresentare con il proprio comportamento un esempio per i propri dipendenti / collaboratori;
• Adoperarsi affinché i dipendenti comprendano che le disposizioni contenute nel presente Codice Etico costituiscano parte integrante della loro prestazione lavorativa;
• Riferire tempestivamente alla Direzione Generale o ad eventuale delegato ovvero all’OdV eventuali segnalazioni o esigenze particolari da parte dei propri sottoposti.

L’inosservanza da parte dei responsabili di funzione degli obblighi di cui al presente capitolo potrà comportare l’applicazione di sanzioni disciplinari, come previsto dal sistema disciplinare adottato dall’azienda.

6.2.3.  Obblighi per tutti i dipendenti verso il Codice Etico e le documentazioni prodotte dall’azienda

Ad ogni dipendente è richiesta la conoscenza delle disposizioni contenute nel Codice Etico o dallo stesso richiamate, nonché delle norme di legge di riferimento che regolano l’attività svolta nell’ambito della propria funzione che costituiscono parte integrante della prestazione lavorativa di ciascuno. Il dipendente che abbia notizia di presunte condotte illecite è tenuto a comunicare le notizie di cui è in possesso in merito a tali condotte solo ai propri superiori ovvero all’OdV e/o alla Direzione Generale con le modalità previste dal sistema interno di gestione della responsabilità amministrativa dell’impresa. La Direzione Generale adotta sistemi di monitoraggio sull’effettiva lettura e comprensione dei documenti obbligatori di legge da parte dei dipendenti, collaboratori, ecc., per mezzo di test anonimi, attivando le azioni più opportune per incrementare costantemente il livello di diffusione e di comprensione dei relativi contenuti.

I dipendenti hanno inoltre l’obbligo di:

• Astenersi da comportamenti contrari a tali disposizioni e norme;
• Rivolgersi ai propri superiori ovvero all’OdV e/o delegato come responsabile per la gestione del modello di prevenzione per i necessari chiarimenti sulle modalità applicative del Codice Etico o delle normative di riferimento;
• Riferire tempestivamente ad almeno uno dei soggetti sopra indicati eventuali notizie in merito a possibili violazioni del Codice Etico;
• Collaborare con l’organizzazione in caso di eventuali indagini volte a verificare ed eventualmente sanzionare possibili violazioni;

Tali requisiti di comportamento sono richiesti anche ai consulenti esterni ed ai collaboratori di ogni genere.

6.2.4. Tutela del patrimonio aziendale

Ciascun destinatario è tenuto ad operare con diligenza per tutelare i beni aziendali da utilizzi impropri o non corretti. Le persone devono conoscere ed attuare quanto previsto dalle politiche interne in tema di sicurezza delle informazioni al fine di garantire l’integrità, la riservatezza e la disponibilità. Informazioni e know-how devono essere tutelati con la massima riservatezza. I dati più significativi che l’azienda acquisisce o crea nel corso della propria attività devono essere considerate informazioni riservate ed oggetto di adeguate attenzioni: ciò include anche informazioni acquisite da e riguardanti terze parti (clienti, contatti, partner, dipendenti, ecc.,). Le persone che nell’assolvimento dei propri doveri venissero in possesso di informazioni, materiali o documenti riservati dovranno informare i superiori. Sia durante, che dopo lo scioglimento del rapporto di impiego con l’azienda, le persone potranno utilizzare i dati riservati esclusivamente nell’interesse aziendale e mai a beneficio proprio e/o di terzi

6.2.5. Informazioni riservate su terzi soggetti

Il personale aziendale dovrà astenersi dall’impiego di mezzi illeciti al fine di acquisire informazioni riservate su altre organizzazioni ed enti terzi. Coloro che, nel quadro di un rapporto contrattuale, venissero a conoscenza di informazioni riservate su altri soggetti, saranno tenuti a farne esclusivamente l’uso previsto nel contratto in questione. Senza la debita autorizzazione, il personale  non può chiedere, ricevere od utilizzare informazioni riservate riguardanti terzi. Se si apprendessero informazioni riservate sul conto di un altro soggetto che non siano già assoggettate ad un accordo di non divulgazione od altra forma di tutela, sarà necessario rivolgersi al proprio responsabile per ricevere assistenza nel trattamento di tali informazioni.

6.2.6. Utilizzo dei beni aziendali

Il personale è tenuto ad operare con diligenza al fine di tutelare i beni aziendali attraverso comportamenti responsabili ed in linea con le procedure operative predisposte per regolamentarne l’utilizzo, documentandone con precisione il loro impiego. In particolare, il personale deve:

• Utilizzare con scrupolo e parsimonia i beni che gli sono stati affidati;
• Evitare utilizzi impropri di beni aziendali che possano essere causa di danno o di riduzione di efficienza o siano comunque in contrasto con l’interesse aziendale;
• Custodire adeguatamente le risorse ad egli affidate ed informare tempestivamente le unità preposte di eventuali minacce o di eventi dannosi per l’azienda;

Per quanto riguarda le applicazioni informatiche, ciascuno è invece tenuto espressamente a:

• Adottare scrupolosamente quanto previsto dalle politiche di sicurezza aziendali al fine di non compromettere la funzionalità e la protezione dei sistemi informatici;
• Astenersi dall’inviare messaggi di posta elettronica minatori o ingiuriosi o dal ricorrere ad un linguaggio di basso livello o dall’esprimere commenti non appropriati che possano recare offesa alle persone e/o danno all’immagine stessa dell’azienda;
• Astenersi dal navigare su siti internet con contenuti indecorosi ed offensivi e comunque non inerenti alle attività professionali.

6.3. Relazioni con i clienti e fornitori

L’azienda si impegna ad offrire i propri prodotti e servizi senza alcuna discriminazione tra i clienti. I Contratti e le comunicazioni ai clienti da parte dell’azienda devono essere sempre contraddistinte da chiarezza e semplicità, formulati con linguaggio il più possibile vicino a quello normalmente adoperato dagli interlocutori, conformi alle normative vigenti e tali da non configurare pratiche elusive o comunque scorrette ed infine il più possibile completi, così da non trascurare alcun elemento rilevante, ai fini della decisione del cliente. Lo stile di comportamento delle persone dell’azienda nei confronti della clientela è improntato alla disponibilità, al rispetto ed alla cortesia, nell’ottica di un rapporto collaborativo e di elevata professionalità. Nel trattamento dei dati personali dei clienti e dei fornitori, l’organizzazione si attiene alle disposizioni ed alle finalità previste dal Regolamento Ue n. 2016/679 (GDPR) relativo al trattamento dei dati personali. Ai sensi dell’art. 13 del citato GDPR ai clienti ed ai fornitori vengono garantite puntuali informazioni attinenti:

• all’identità del titolare del trattamento dei dati;
• all’identità del Responsabile/i della protezione dei dati,
• alla misura e modalità con le quali il trattamento avviene;
• alle finalità del trattamento cui sono destinati i dati personali;
• ai soggetti eventuali ai quali i dati vengono comunicati;
• al diritto alla revoca del consenso

Nei casi in cui la normativa lo esiga, alle persone viene chiesto il consenso specifico al trattamento dei loro dati personali; è esclusa qualsiasi indagine sulle idee, le preferenze, i gusti personali ed in generale la vita privata dei clienti. È fatto obbligo al personale il trattamento dei dati con la massima discrezione e riservatezza soprattutto nei confronti dell’interno; la stessa procedura viene applicata anche per la gestione telematica delle informazioni e dei dati personali.

6.4. Rapporti con i fornitori

6.4.1. Scelta del fornitore

Il processo degli acquisti è stato formalizzato in apposita procedura. In particolare il processo relativo agli acquisti è improntato:

• Alla ricerca del massimo vantaggio competitivo per l’azienda;
• Alla concessione delle pari opportunità ai fornitori;
• Alla lealtà;
• Alla imparzialità.

La selezione dei fornitori e la determinazione delle condizioni di acquisto sono basate su una valutazione obiettiva della qualità, del prezzo del bene o del servizio, della sua effettiva disponibilità, nonché delle garanzie di assistenza e di tempestività.

 

6.4.2. Integrità ed indipendenza nei rapporti

Le relazioni con i fornitori, ivi incluse quelle che concernono i contratti finanziari e di consulenza, sono oggetto di un costante monitoraggio da parte dell’azienda. La stipula di un contratto con un fornitore deve sempre basarsi su rapporti di estrema chiarezza evitando, ove possibile, forme di dipendenza. I documenti scambiati con i fornitori devono essere opportunamente archiviati. In particolare, quelli di natura contabile devono essere conservati per i periodi stabiliti dalla normativa vigente

6.5. Rapporti con la Pubblica Amministrazione

6.5.1. Correttezza e lealtà

L’azienda intende condurre rapporti con la Pubblica Amministrazione nel rispetto della massima trasparenza ed eticità di comportamento. Tali rapporti, che devono avvenire nel rispetto della normativa vigente, sono informati ai principi generali di correttezza e lealtà in modo da non compromettere l’integrità di entrambe le parti.

6.6. Realazioni esterne

6.6.1. Efficacia esterna del Codice Etico

Chiunque agendo in nome e per conto dell’azienda entri in contatto con soggetti terzi con cui l’organizzazione intenda intraprendere relazioni commerciali o sia con gli stessi tenuta ad avere rapporti di natura istituzionale, sociale, politica o di qualsivoglia natura, ha l’obbligo di:

• Informare tali soggetti degli impegni e degli obblighi imposti dal Codice Etico;
• Esigere il rispetto degli obblighi del Codice Etico nello svolgimento delle loro attività;
• Adottare le iniziative necessarie in caso di rifiuto da parte dei soggetti terzi di adeguarsi al Codice Etico o, in caso di mancata o parziale esecuzione dell’impegno assunto, di osservare le disposizioni contenute nel Codice Etico stesso, informando la Direzione Generale o i delegati e l’OdV.

6.6.2. Conflitto d’interessi

Tutti i destinatari devono assicurare che ogni decisione assunta nell’ambito delle proprie attività sia presa nell’interesse dell’azienda. Tutti i destinatari sono tenuti ad evitare ogni attività o situazione di interesse personale che costituisca o possa costituire, anche solo potenzialmente, un conflitto tra gli interessi propri e quelli dell’azienda e, in ogni caso, dovranno conformarsi alle specifiche procedure adottate dall’azienda in materia. Tutti i destinatari del Codice Etico dovranno astenersi dal trarre vantaggio dalla propria relazione con l’azienda al fine di favorire se stessi o terzi a danno o a svantaggio dell’azienda stessa. Ad ogni dipendente è fatto divieto di prendere parte, direttamente o indirettamente, a qualsivoglia titolo, ad iniziative commerciali che si pongano in situazione di diretta concorrenza con l’azienda a meno che tale partecipazione non sia stata preventivamente comunicata al CdA competente ed approvata dallo stesso, sentito il parere dell’OdV. Nell’ipotesi in cui siano individuate situazioni di conflitto di interesse, anche potenziale, sia interne che esterne all’attività dell’azienda, ciascun soggetto coinvolto è tenuto ad astenersi dal porre in essere la condotta di conflitto dandone tempestiva comunicazione all’OdV al quale compete la valutazione circa la sussistenza, caso per caso, di eventuale incompatibilità o situazioni di pregiudizio.

6.6.3. Pratiche concorrenziali

Per l’azienda è di primaria importanza che il mercato sia basato su una concorrenza corretta e leale. L’azienda è impegnata ad osservare scrupolosamente le leggi in materia ed a collaborare con le autorità regolatrici del mercato. In particolare:

• Compete lealmente sul mercato rispettando le regole della concorrenza;
• Si impegna a fornire informazioni corrette circa la propria attività sia all’interno che all’esterno o fronte di legittime richieste;
• Assicura la veridicità e correttezza dei dati sociali relativi ai bilanci, relazioni ed altri documenti ufficiali.

6.6.4. Regali, omaggi e benefici

Nessuna persona dell’azienda può elargire denaro oppure offrire vantaggi economici o altre tipologie di benefici a soggetti della Pubblica Amministrazione e/o ad altri soggetti anche privati, a scopo di ottenere incarichi o altri vantaggi personali o per l’azienda stessa. Non è ammessa alcuna forma di regalo che possa essere interpretata come eccedente le normali pratiche commerciali o di cortesia o comunque rivolta ad acquisire trattamenti di favore nella conduzione di qualsiasi attività collegabile all’azienda. In particolare è vietata qualsiasi forma di regalo a funzionari pubblici italiani ed esterni o a loro familiari che possa influenzarne l’indipendenza di giudizio allo scopo di ottenere trattamenti più favorevoli o prestazioni indebite o vantaggi di vario genere. Per regalo si intende qualsiasi tipo di beneficio: non solo beni materiali ma anche, ad esempio, partecipazione gratuita a convegni, corsi di formazione, promessa di un’offerta di lavoro etc. Quanto sopra non può essere eluso ricorrendo a terzi: a tale riguardo si considerano infatti atti di corruzione non solo i pagamenti illeciti fatti direttamente agli enti o ai loro dipendenti ma anche i pagamenti illeciti fatti a persone che agiscono per conto di tali enti. In occasione di ricorrenze, anniversari e/o festività è consentita la donazione di beni purché di modesta entità e comunque nei limiti deliberati dal CdA o dalla Direzione Generale previa comunicazione all’OdV documentata in modo adeguato al fine di consentire le opportune verifiche. Qualora una persona dell’azienda, invece, riceva, da parte di un componente della Pubblica Amministrazione o anche da altro soggetto privato, richieste esplicite o implicite di benefici ne informa immediatamente il CdA o il soggetto cui sia tenuto a riferire per l’adozione di opportune verifiche ed iniziative

7. CRITERI DI APPLICAZIONE DEL CODICE ETICO

7.1. Principi organizzativi

Il sistema organizzativo aziendale è fondato e strutturato sul principio della separazione dei poteri e delle funzioni. L’organizzazione si fonda pertanto sul criterio di separazione tra chi decide, chi esegue e chi controlla.

Le attività aziendali sono state inserite e armonizzate in adeguate procedure gestionali. Coloro che svolgono la funzione di revisione sono tenuti alla veridicità e correttezza dei dati e delle informazioni. In forza dei processi gestionali implementati ed adottati, ogni operazione e/o attività deve essere lecita, autorizzata, coerente, documentata, verificabile, in conformità al principio di tracciabilità a tutela degli interessi aziendali.

Le procedure aziendali sono state implementate al fine di consentire l’effettuazione di controlli sulle operazioni, sui processi autorizzativi e sull’esecuzione delle operazioni medesime.

Ogni collaboratore che effettua operazioni aventi come oggetto somme di denaro, beni o altre utilità economicamente valutabili come appartenenti all’azienda deve fornire ragionevolmente le opportune evidenze al fine di consentire la verifica delle suddette operazioni.

7.2. Trasparenza della contabilità

La contabilità dell’azienda risponde ai principi generali di verità, accuratezza, completezza e trasparenza del dato registrato. I destinatari del presente Codice Etico si impegnano ad astenersi da qualsiasi comportamento, attivo o omissivo, che violi direttamente o indirettamente i principi normativi e/o le procedure interne che attengono la formazione dei documenti contabili e la loro rappresentazione all’esterno.

I destinatari del presente Codice Etico sono altresì tenuti a conservare e rendere disponibile, per ogni operazione o transazione effettuata, adeguata documentazione di supporto al fine di consentirne:

• L’accurata registrazione contabile;
• L’immediata individuazione delle caratteristiche e delle motivazioni sottostanti;
• L’agevole ricostruzione formale e cronologica;
• La verifica del processo di decisione, autorizzazione e realizzazione, in termini di legittimità, coerenza e congruità nonché l’individuazione dei vari livelli di responsabilità;

I destinatari del presente Codice Etico che vengano a conoscenza di casi di omissione, falsificazione o trascuratezza nelle registrazioni contabili o nelle documentazioni di supporto sono tenuti a riferirne tempestivamente al proprio superiore ovvero all’OdV e/o alla Direzione Generale. La società ha nominato un revisore legale dei conti.

L’azienda promuove la formazione e l’aggiornamento al fine di rendere edotti i destinatari del presente Codice Etico in ordine alle regole (norme di legge o di regolamento, prescrizioni interne, disposizione delle associazioni di categoria) che presiedono alla formazione ed alla gestione della documentazione contabile.

7.3. Controlli e verifiche

L’azienda garantisce la disponibilità, attraverso le persone competenti, a fornire tutte le informazioni e la visione dei documenti, e richieste necessarie agli organi di revisione e di controllo.

L’azienda garantisce l’accessibilità a tutte le informazioni ed ai documenti agli aventi diritto e fornisce, attraverso la disponibilità dei propri amministratori e dipendenti, responsabili per la loro funzione, tutte le informazioni che favoriscono l’esercizio delle funzioni di vigilanza e controllo.

L’organizzazione vieta ai propri amministratori e dipendenti e/o collaboratori di rendere dichiarazioni false piuttosto che la presentazione di documenti falsi o attestanti situazioni non vere, anche attraverso sistemi informatici, con lo scopo di percepire indebitamente fondi pubblici e/o ottenere e mantenere eventuali agevolazioni.

7.3.1. Vigilanza in materia di attuazione del codice etico

Il compito di verificare l’attuazione e l’applicazione del Codice Etico ricade sui seguenti soggetti:

• Consiglio di Amministrazione;
• Direzione Generale;
• Responsabili di funzione;
• Organismo di Vigilanza: quest’organo, in particolare, oltre a monitorare il rispetto del Codice Etico, avendo a tale fine accesso a tutte le fonti di informazione dell’azienda, suggerisce gli opportuni aggiornamenti del Codice stesso, anche sulla base di segnalazioni ricevute dal personale;

7.3.2. Competenze dell’OdV

ricadono nella competenza dell’OdV i seguenti compiti:

• Comunicare alla Direzione Generale e al CDA, per l’assunzione dei provvedimenti opportuni, le segnalazioni ricevute in materia di violazioni del Codice Etico;
• Esprimere pareri vincolanti in merito alla revisione delle più rilevanti politiche e procedure allo scopo di garantire la coerenza dell’operato aziendale rispetto al Codice Etico;
• Contribuire alla revisione periodica del Codice Etico: a tal fine l’OdV formula le opportune proposte al CDA che provvede a valutarle ed, eventualmente, ad approvarle e formalizzarle.

L’OdV mantiene i requisiti di autonomia ed indipendenza, assume poteri di indagine e controllo nonché poteri di iniziativa per l’espletamento delle funzioni assegnate.

7.3.3. Segnalazione di problemi o di sospette violazioni

Le violazioni al Codice Etico, eventualmente poste in essere dai destinatari, sono soggette al sistema disciplinare previsto dal Modello 231 aziendale. Si precisa infatti che, in caso di violazioni al Codice Etico, l’azienda adotta nei confronti dei responsabili delle violazioni stesse, laddove ritenuto necessario per la tutela degli interessi aziendali, provvedimenti disciplinari che possono giungere fino all’allontanamento dall’azienda dei responsabili medesimi oltre al risarcimento dei danni eventualmente derivati dalle violazioni. L’inosservanza delle norme del Codice Etico da parte dei membri degli organi sociali può comportare l’adozione, da parte degli organi sociali competenti, delle misure più idonee previste e consentite dalla legge. Le violazioni delle norme del Codice Etico da parte del personale dipendente costituiscono un inadempimento delle obbligazioni derivanti dal rapporto di lavoro, con ogni conseguenza contrattuale e di legge, anche con riferimento alla rilevanza delle stesse quale illecito disciplinare. Le violazioni commesse dai fornitori e collaboratori esterni saranno sanzionabili in conformità a quanto previsto nei relativi incarichi contrattuali, salvo più rilevanti violazioni di legge. E comunque fatto salvo il risarcimento del danno.

7.3.4. Provvedimenti disciplinari conseguenti alle violazioni

Il presente Codice Etico è portato a conoscenza di tutti i soggetti interni ed esterni interessati o comunque coinvolti dalla missione dell’azienda mediante apposite attività di comunicazione e formazione. Le disposizioni del presente Codice Etico sono parte integrante delle obbligazioni contrattuali assunte dal personale nonché dai soggetti aventi relazioni d’affari con l’azienda. La violazione dei principi e dei comportamenti indicati nel Codice Etico compromette il rapporto di fiducia tra l’azienda e gli autori della violazione, siano essi amministratori, dipendenti, consulenti, collaboratori, clienti o fornitori.

Per i dettagli del sistema disciplinare e dei meccanismi sanzionatori, si faccia riferimento al Modello 231 adottato dall’azienda. In generale, le violazioni saranno perseguite nei seguenti termini:

• Per quanto concerne i dipendenti (ivi compresi membri degli organi sociali e dell’OdV stesso) attraverso provvedimenti disciplinari adeguati, indipendentemente dall’eventuale rilevanza penale dei comportamenti e dall’instaurazione di un procedimento penale nei casi in cui le condotte costituiscano reato. In particolare, le sanzioni saranno conformi alle regole ed alle logiche del CCNL di lavoro applicato. Prima dell’assunzione di un provvedimento disciplinare, all’interessato viene data la possibilità di spiegare e motivare il suo comportamento;
• Per quanto riguarda consulenti, collaboratori, clienti, fornitori ed altri soggetti aventi rapporti contrattuali con l’azienda, verranno attivate modalità specifiche di risoluzione del rapporto contrattuale;

È fatto salvo, inoltre, l’eventuale risarcimento dei danni di cui l’azienda dovesse soffrire per effetto della violazione da parte dei soggetti di cui sopra, delle prescrizioni contenute nel Codice Etico.

7.4. Riservatezza

I destinatari sono tenuti ad osservare la massima riservatezza su informazioni, documenti, studi, iniziative, progetti, contratti, conosciuti per le prestazioni svolte. L’azienda pone in atto le misure per tutelare le informazioni gestite ed evitare che esse siano accessibili a personale non autorizzato.

7.5. Diffusione, comunicazione e formazione

Il presente Codice Etico è portato a conoscenza di tutti i soggetti interni ed esterni interessati o comunque coinvolti dalla missione dell’azienda mediante apposite attività di comunicazione e formazione. La Ditta F.lli Cinotti Srl, in ottemperanza a quanto previsto dal D. Lgs 231/2001, si impegna a divulgare il presente Codice in forza delle seguenti modalità a seconda dei destinatari a cui è rivolto:

• Personale interno. Mediante affissione nei luoghi di lavoro e attraverso incontri formativi specifici volti a favorire e diffondere i comportamenti e le pratiche indicate nel presente documento. Ad ogni dipendente verrà poi fornita una copia del Codice Etico;
• Collaboratori esterni, fornitori, clienti e soggetti terzi in generale. Mediante una chiara comunicazione informativa che farà parte integrante del contratto.

Il Codice Etico è poi pubblicato sul sito internet dell’azienda al fine precipuo di permetterne la maggior diffusione possibile. L’azienda s’impegna e si adopera affinché i contenuti del presente documento siano ben compresi da tutti i destinatari.

7.6. Procedure operative e protocolli decisionali

Il presente Codice Etico forma parte integrante e costituisce attuazione del Modello 231 adottato dall’azienda al fine della prevenzione dei reati commessi nell’interesse o a vantaggio dell’organizzazione stessa da parte dei soggetti indicati dal D.Lgs. 231/2001. Allo scopo di prevenire violazioni delle normative vigenti, nonché del Codice Etico stesso, l’azienda prevede l’adozione di procedure specifiche da parte di tutti coloro che intervengono nel processo operativo, finalizzate all’identificazione dei soggetti responsabili dei processi di decisione, autorizzazione e svolgimento delle operazioni stesse.

7.7. Sistema di procure e deleghe

L’azienda si avvale di un sistema di procure e deleghe sulla base del quale determinate attività possono essere poste in essere soltanto da soggetti a ciò espressamente autorizzati perché muniti di potere attribuito mediante apposita delega interna formale e/o procura notarile.

L’azienda ha infatti ritenuto necessario ed essenziale che le singole operazioni, siano svolte nelle varie fasi da soggetti diversi, le cui competenze siano chiaramente definite e conosciute nell’ambito dell’organizzazione in modo da evitare che siano attribuiti poteri illimitati o eccessivi a singoli soggetti.

8. DISPOSIZIONI FINALI

8.1. Conflitti con il codice etico

Nel caso in cui fosse individuato un conflitto tra le disposizioni del presente codice e le procedure previste ed applicate in azienda o nei regolamenti interni, il Codice Etico prevarrà su qualsiasi di queste disposizioni.

8.2. Iter di approvazione e modifiche

Il presente Codice Etico è stato approvato nella sua prima versione dal CDA.

Ogni variazione e/o integrazione del presente Codice Etico sarà approvata dal CDA previa consultazione dell’OdV e diffusa tempestivamente a tutti i destinatari dello stesso, in particolare:

• L’OdV riesamina periodicamente il Codice Etico per intervenute modifiche legislative o societarie e propone modifiche e/o integrazioni;
• Il CDA esamina le proposte dell’OdV e delibera di conseguenza, rendendo immediatamente operative, le modifiche approvate.

8.3. Modalità di comunicazione delle violazioni

Ogni violazione del presente codice deve essere comunicata senza indugio all’OdV, all’indirizzo mail odv@cinotti.it

La mancata comunicazione costituisce illecito sanzionatile ai sensi del sistema disciplinare adottato dall’azienda.

Una volta ricevuta la segnalazione l’OdV provvederà a comunicarlo all’organo amministrativo il quale avvierà una verifica disciplinare e se del caso adotterà i relativi provvedimenti, come previsto nel sistema disciplinare adottato dall’azienda.

L’OdV s’impegna a tutelare l’autore della segnalazione in conformità a quanto previsto dalla legge 179/2017 recante “Disposizioni per la tutela degli autori di segnalazioni di reati o irregolarità di cui siano venuti a conoscenza nell’ambito di un rapporto di lavoro pubblico o privato”.

La Ditta F.lli Cinotti Srl s’impegna a vigilare costantemente sulla corretta applicazione del Codice mediante i controlli interni previsti dalle procedure aziendali nonché a mantenerlo costantemente aggiornato ed attuale.